Das Land Steiermark hat die Digitalisierung der Betreuungsplatzsuche initiiert, um den Vormerkprozess für Kinderbildungs- und Betreuungseinrichtungen zu standardisieren und effizienter zu gestalten, wobei solicon IT als einer der Dienstleister maßgeblich an der technischen Umsetzung der digitalen Lösung beteiligt war.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die neue Applikation live und erleichtert Eltern und Trägern die Vormerkung und Verwaltung von Betreuungsplätzen erheblich. Im Interview berichtet Vesna Krnjic, Chief-IT-Projektmanagerin beim Land Steiermark, über die Herausforderungen und Erfolge des Projekts.

Frau Krnjic, Sie haben die Digitalisierung der Kindergartenvormerkungen geleitet. Wie gestaltete sich die Entwicklung dieses Prozesses?

Früher erfolgten Vormerkungen manuell, was einen enormen Verwaltungsaufwand verursachte und gleichzeitig konnte auch für die Erziehungsberechtigten kein Steiermark weit einheitlicher Ablauf der Betreuungsplatzsuche gewährleistet werden.
Um eine bedarfsgerechte Lösung zu schaffen, führten wir Workshops mit allen Stakeholdern durch. Die Analyse der Anforderungen zeigte schnell, dass eine digitale Plattform für Eltern (Kinderportal) und eine für Träger (Erhalterportal) notwendig war. Damit konnten wir die Basis für eine effiziente, transparente und einheitliche Betreuungsplatzsuche schaffen.

Mit den ersten Umsetzungsentwürfen erhielten Sie bereits viel Zustimmung. Können Sie beschreiben welches Potential Sie in der Digitalisierung dieses Prozesses gesehen haben und welche Verbesserungsansätze sich nach der Umsetzung auch tatsächlich bewährt haben?

Die Digitalisierung spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz. Durch automatisierte Prozesse entfällt der manuelle Aufwand, und durch eine einheitliche Plattform können Eltern alle verfügbaren Betreuungsplätze mit wenigen Klicks einsehen. Zudem verbessert die zentrale Datenerfassung die Bedarfsplanung, sodass Engpässe frühzeitig erkannt und Überkapazitäten vermieden werden können. Digitale Systeme sorgen zudem für eine lückenlose Dokumentation, die das Monitoring, die Analyse und die Optimierung von Prozessen erheblich erleichtert.

Gab es besondere Herausforderungen im Projektverlauf?

Ja, vor allem die komplexen gesetzlichen Vorgaben, die rechtliche, finanzielle und pädagogische Aspekte vereinen. Es galt, ein System zu schaffen, das sowohl in ländlichen Gebieten als auch in städtischen Ballungsräumen praktikabel und effizient funktioniert.

Welchen Business Value sehen Sie in der digitalen Kindergartenplattform?

Die Kindergartenapplikation ist seit dem 1. Januar 2025 live, und wir erwarten, dass sie die Effizienz in den Verwaltungsprozessen deutlich steigert. Die Benutzerfreundlichkeit steht dabei im Mittelpunkt, um den Zugang für alle Beteiligten zu erleichtern. Ein weiterer wichtiger Wert ist die Transparenz – damit ist sowohl Transparenz im Sinne der Weiterentwicklung des steierischen Kinderbetreuungswesens (Stichwort datenbasierte Entscheidungsfindung), wie auch im Sinne der Fairness bei der Platzvergabe für Eltern und Erziehungsberechtigte gemeint

Gibt es bereits Rückmeldungen von Eltern, die Sie mit uns teilen wollen/können?

Seit dem Launch des Kinderportals haben wir viel positives Feedback von Eltern erhalten. Viele Eltern haben uns rückgemeldet, wie froh sie sind, dass ein so umfangreicher Modernisierungsschub im Bereich der Betreuungsplatzsuche durchgeführt wurde. Besonders hervorgehoben wurde die Zeitersparnis, da nun alle verfügbaren Betreuungsplätze samt pädagogischen Detailinfos mit einem Klick digital einsehbar sind. Auch das einheitliche System mit festgelegten Fristen wird als sehr vorteilhaft wahrgenommen.
Um Unsicherheiten zu vermeiden, bieten wir neben Schulungen für Träger auch digitale Hilfestellungen wie FAQs und Erklärvideos an.

Können Sie uns in zwei Sätzen sagen, wie Sie die Zusammenarbeit mit solicon IT empfinden?

Die Zusammenarbeit mit solicon IT ist durch Professionalität und eine klare Kommunikation geprägt, was die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts erst möglich gemacht hat.
Besonders schätze ich die Flexibilität und das Engagement des Teams, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Vielen Dank fürs Gespräch!